Így bánjunk jól az időnkkel

Ha sokszor érezzük úgy, hogy képtelenek vagyunk megbirkózni a rengeteg ránk háruló feladattal, érdemes olyan módszert alkalmazni, mint a profik. Bemutatunk három időmenedzsment technikát, amelyekkel egyszerűbbé és gyorsabbá, ugyanakkor hatékonyabbá is tehetjük munkavégzésünket.

1. Pomodoro-technika

Ez a technika azon a felfedezésen alapul, hogy az agyunk nagyjából 90 percenként éri el működése csúcsát és a mélypontját is. Vagyis ne várjuk, hogy folyamatosan maximumon teljesítsünk és fókuszáljunk, mert nem fog menni.

A Pomodoro-technika alkalmazása során válasszuk ki a 3 legfontosabb feladatot aznapra, majd fókuszáljunk csak azokra – egyenként- 30-90 percen keresztül. Ezen időszak alatt nincs telefonálás, e-mailezés vagy más figyelemelterelés, csak mi és a feladatunk.

Miután letelt a feladatra szánt 30-90 perc, pihenjünk 5-20 percet! Ilyenkor kimehetünk a levegőre, ihatunk egy kávét, majd a pihenő idő lejártával indulhat ismét a fókuszálás. Ezzel a módszerrel jelentősen tudjuk növelni a hatékonyságunkat.

A BELÜLRŐL JÖVŐ NYUGTALANSÁG

2. Eisenhower-mátrix

Az USA egykori elnökéről elnevezett módszerrel könnyebben eligazodhatunk teendőink rengetegében. Ennek lényege, hogy a feladatokat sürgősség és fontosság szerint osztályozzuk:

– A sürgős és fontos dolgokat hajtsuk azonnal végre

– A fontos, de nem sürgős feladatokat ütemezzük egy későbbi időpontra

– A nem sürgős és nem fontos feladatokkal ne foglalkozzunk, töröljük a listánkról

– A sürgős, de nem fontos feladatokat pedig lehetőség szerint delegáljuk valaki másnak

Töltsük fel a mátrixot az aktuális feladatainkkal, vagy gondoljuk át teendőinket ennek mentén. Mindig a sürgős és fontos feladatokkal kezdjünk, és addig ne foglalkozzunk mással, amíg ezekkel el nem készültünk.

A TÖKÉLETES ÖNÉLETRAJZ TITKAI

3. Alkalmazzuk a 2 perces szabályt

Bizonyára ismerős érzés, amikor valamin dolgozunk, és eszünkbe villan valami apróság (pl. egy e-mail megírása, visszajelzés valamelyik kollégának egy ügyben, valakinek a felhívása). Pici dolgok, de ha nem foglalkozunk vele, egyre csak gyűlnek, és nagyon el tudják vinni a fókuszt. Ami ilyenkor nem célravezető: a halogatás. Ehelyett ha bejön egy új input, akkor azonnal döntsünk a sorsáról.

A 2 perces szabály lényege, hogy ha az új feladat elvégzése belefér 2 percbe, akkor intézzük el azonnal! Ha nem fér bele, akkor vagy ütemezzük be magunknak egy későbbi időpontra, és majd akkor foglalkozzunk vele, vagy delegáljuk másnak a feladatot, akihez jobban passzol. Ha nem delegáljuk és nem is akarjuk elvégezni, akkor töröljük a feladatok közül, és ne foglalkozzunk még a gondolatával sem többet.