Irodai illemtan: így teremthetsz jó hangulatot a munkahelyeden

Mit jelent a jó hangulat a munkahelyen – és hogyan járulhatnak hozzá ehhez maguk az alkalmazottak?

A jó munkahelyi hangulat elengedhetetlen részét képezi az elismerés, a tolerancia, az egyértelmű kommunikáció és némi humor. Aki meghallgatja a másikat, tisztelettudóan kommunikál és támogatja a munkatársait, automatikusan hozzájárul ehhez. Ez a vezetőkre is vonatkozik: egy barátságos „jó reggelt” gyakran többet ér, mint a legdrágább motivációs intézkedés.

Milyen öltözködési szabályok vonatkoznak egy modern irodára vagy üzlethelyiségre? És mik azok, amik abszolút tilosak?

Az általános szabály az, hogy legyél ápolt, és a foglalkozásodnak megfelelően öltözködj, méghozzá úgy, hogy a kollégák is komfortosan érezzék magukat a társaságodban, ne pedig kényelmetlenül. Minden esetben tilos az olyan ruházat, ami többet árul el a múlt hétvégédről, mint a profizmusodról. A flip-flopok, a crop topok, a rövidnadrágok férfiaknál és a túl rövid szoknyák nőknél, vagy a lyukas, szaggatott farmerek inkább egy fesztiválra illenek, mintsem a munkahelyre. Sok cégnek van saját öltözködési szabályzata vagy munkaruházata – mindkettő ésszerű. Egyéniség IGEN – provokáció NEM. Öltözködésünkkel mindig üzenetet közvetítünk. Mi magunk döntjük el, hogy mi legyen ez az üzenet. A magánéletedben szabadon kifejezheted magad, de a munkahelyeden inkább ne ez legyen az elsődleges cél.

Mire kell figyelniük a munkavállalóknak egy üzleti ebéd során?

Egy üzleti ebéd nem egy verseny. Mindig ügyelj az etikett szabályainak betartására, például az evőeszközök helyes használatára, ne nyúlj át az asztalon és a mobiltelefont is hagyd a táskádban. Szintén remek ötlet, hogy csak olyan ételeket választasz, amelyeket „balesetmentesen” tudsz elfogyasztani. Csak akkor rendelj spárgát vagy spagettit, ha tükör előtt gyakoroltad ezeknek az ételeknek az elfogyasztását.

Hogyan érdemes a magánbeszélgetéseket kezelni, hogy ne veszítsük el a professzionalizmusunkat?

Egy-egy rövid beszélgetés munka közben emberi, továbbá összeköt. Azonban az, aki a konyhában beszéli meg a párkapcsolati problémáit, ronthat a saját megítélésén. Nyugodtan beszélj hobbikról, nyaralásokról és állatokról, hiszen ezek a témák teljesen ártalmatlanok. Összegezve: jöhetnek a privát témák, de csak kis adagokban és mértékkel.

Mikor kell magázódni, és mikor lehet tegeződni?

Üzleti aranyszabályok: a magasabb beosztású személy ajánlhatja fel a tegeződést. Aki túl gyorsan vált tegeződésre, az tiszteletlennek tűnik, és feltehetőleg sokáig kell várnia, hogy felajánlják számára a tegeződést. Ha új vagy egy olyan csapatban, ahol mindenki tegeződik, akkor is érdemes először magáznod a többieket. Személy szerint nem tartom sokra a globális, előírt tegeződést. Ez a viszony kialakulhat két személy között, de továbbra is a bizalmon alapszik.

Milyen szabályok érvényesek a mobiltelefon használatára a munkahelyen?

A telefon nem lehet állandó társ a megbeszéléseken. A szünetben írt rövid privát üzenetekkel nincs gond, azonban a folyamatos írogatással garantáltan idegesíted a kollégáidat. Mindig érdemes megkérdezned magadtól, hogy tényleg fontos és elengedhetetlen-e, hogy ránézz a telefonodra.

Mire célszerű figyelni a kávészünetekben?

A kávészünet egy nem hivatalos csapatmegbeszélés. Akkor lesz igazán kellemes, ha mindenki arra használja, hogy feltöltődjön és beszélgessen, ne pedig pletykáljon és a telefonját nyomkodja. A legjobb, ha soha nem veszel részt abban, hogy kibeszéltek valakit, aki nincs jelen, különben hamarosan te lehetsz a következő áldozat. A jó munkahelyi hangulat érdekében rendkívül fontos: aki megissza a kávét, az főzzön újat. És aki még a mosogatógépbe is bepakol, minden bizonnyal szerez egy pluszpontot a takarító személyzetnél is.

Hogyan érdemes azokkal a kollégákkal bánni, akik például sosem pakolják el a koszos edényeket, bögréket, poharakat maguk után?

Ez egy állandóan visszatérő jelenség. A javaslatom: a finom figyelemfelhívás jobb, mint a csendes harag. Egy humoros utalás gyakran többet ér, mint a vádaskodás. Ha pedig semmi sem segít: állítsatok fel egyértelmű csapatszabályokat a konyhára vonatkozóan, mert ezek hiányában ez a probléma folyamatos feszültséget szülhet.

Hogyan biztosítható a különböző szakmai csoportok közötti tiszteletteljes interakció?

A tisztelet azzal kezdődik, hogy elismerjük mások munkáját. Legyen szó gyakornokról, vezetőről vagy takarítóról, mindenki fontos a zökkenőmentes működéshez. Aki másokat lenézően kezel, elsősorban önmagáról állít ki bizonyítványt, nem pedig a hierarchiáról.

Hogyan kell a cigiszüneteket a csapat érdekében kezelni?

A dohányzás magánügy, ennek ellenére egyértelműen szabályozni kell a szüneteket. Aki naponta ötször „rövid időre” eltűnik, miközben mások dolgoznak, arra valószínűleg egy idő után neheztelni fognak a kollégák. A legjobb a nyílt kommunikáció és az olyan szünetek kialakítása, amelyek következtében senki sem szenved hátrányt. Sok vállalatnál a dohányzási szüneteket „szabadidőként” tartják nyilván, ami egy tisztességes megoldás.

A business casual stílusba belefér a farmer?

Igen, amennyiben ápolt, sötét színű (fekete, szürke, kék), nem lyukas, nem szaggatott, viszont tiszta. Egy jól megválasztott farmernek lehet professzionális hatása. Ebben az esetben is a következő szabály érvényes: vedd figyelembe a vállalat irányelveit.

A blézer kötelező eleme a business casual stílusnak?

Nem, nem minden esetben kell zakót viselni. A legtöbbször teljesen elegendő egy blúz, egy ing vagy egy finom kötésű pulóver, amíg azzal elérhető az elegáns hatás.

Melyik tíz etikettszabály különösen fontos a mindennapi munkaéletben?

• Pontosság
• Kedves üdvözlés
• Figyelmes hallgatás
• Megfelelő ruházat
• Tisztelettudó hangnem
• Mobiltelefon visszafogott használata
• A digitális világban is világosan és udvariasan fejezd ki magad
• A konfliktusok közvetlen és objektív kezelése
• Igazságosság a csapatban
• Légy hálás, még a dolgos hétköznapok apróságaiért is

Mi jellemez egy erős és harmonikus csapatot?

A kölcsönös bizalom és a támogatás, a tisztelet, az elismerés, a nyílt kommunikáció és a közös nevetésre való képesség igazán verhetetlenné tehet egy csoportot. Egy csapat akkor erős, ha minden egyes tagja ragyoghat, és senkit sem hagynak figyelmen kívül.

Mit tegyünk, ha „rajtakapunk” egy betegszabadságon lévő kolléganőt vagy kollégát?

Ez mindig függ az adott szituációtól. A következőt javaslom: óvakodj az elhamarkodott ítélkezéstől, maradj nyugodt, és ne kezdj nyomozásba. A betegszabadság nem mindig jelent ágyhoz kötöttséget, talán az orvos írt elő sétát a kollégádnak. Alapvetően kijelenthető, hogy ez a vezető feladatköre, nem a pletykafészkeké.

Mikor helyénvaló a vezetődnek panaszkodni a kollégáidra – és mikor nem?

Amennyiben valakinek a viselkedése komolyan befolyásolja a munkavégzést, először próbálj az illetővel beszélni. Ha ezzel nem érsz el semmit, akkor mindenképp fordulj a felettesedhez. Viszont ha csak arról van szó, hogy valaki furcsa zoknit visel, vagy mindig elsőként hagyja el az irodát (előfordulhat, hogy senki más nem tudja elhozni a gyereket az iskolából), akkor jobb, ha nem rohansz a főnökhöz. Panaszt csak akkor érdemes tenni, ha valóban indokolt, nem pedig puszta személyes érzékenységből.